Datenschutzhinweise zur Veranstaltungsanmeldung

1. Verantwortlich und erreichbar

DPSG Stamm St. Elisabeth Hagen

DPSG Stamm St. Elisabeth Hagen, vertreten durch den Stammesvorstand
Scharnhorststr. 25, 58097 Hagen, Deutschland

Datenschutzkontakt: map@dpsg-hagen.de. Weitere Angaben stehen im Impressum. Fragen zu einer Anmeldung beantwortet das Leitungsteam der Veranstaltung.

2. Welche Daten können gespeichert werden?

Die verantwortlichen Leitenden stellen das Formular für jede Veranstaltung zusammen. Deshalb werden nicht bei jeder Veranstaltung alle nachfolgenden Angaben abgefragt. Maßgeblich sind die tatsächlich angezeigten Fragen. Die Daten stammen von der anmeldenden Person; Angaben zum Kind und zum Notfallkontakt werden damit gegebenenfalls durch eine andere Person übermittelt.

Die Erklärung zur Berechtigung, das Kind anzumelden, wird vor dem Absenden geprüft. Dafür wird kein zusätzliches dauerhaftes Ja/Nein-Feld angelegt. Die Plattform bietet keine Datei-Uploads, Zahlungsabwicklung oder automatische Übernahme von Kontakten aus deinem Gerät.

3. Zweck, Rechtsgrundlagen und Freiwilligkeit

Wir verarbeiten die erforderlichen Angaben zur Organisation der Veranstaltung und zur Kommunikation. Freiwillige Fotoentscheidungen sind unabhängig von der Teilnahme; Nein ist eine gültige Antwort. Gesundheitsangaben dürfen nur erhoben werden, soweit eine passende rechtliche Grundlage vorliegt.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG). Die für eine Teilnahme erforderlichen Anmeldedaten verarbeiten wir zur Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. c KDG, soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Der sichere Betrieb und die Missbrauchsabwehr beruhen auf § 6 Abs. 1 lit. g KDG; unser berechtigtes Interesse ist eine geschützte und zuverlässige Anmeldungsverwaltung. Freiwillige Fotoeinwilligungen beruhen auf § 6 Abs. 1 lit. b in Verbindung mit § 8 KDG. Gesundheitsangaben verarbeiten wir nur bei entsprechender ausdrücklicher Einwilligung gemäß § 11 Abs. 2 lit. a KDG. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Hosting, E-Mail und Empfänger

Hosting: Hetzner, Deutschland. Bei Verbindungen werden IP-Adresse und notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Aufbewahrung und Zugriff auf Serverprotokolle richten sich nach dem tatsächlichen Betrieb.

Zugriff auf Veranstaltungsdaten erhalten nur berechtigte Personen: Admins, für alle Veranstaltungen freigegebene Manager bzw. Leseberechtigte Leitende der zugeordneten Stufen sowie das ausdrücklich für die betreffende Veranstaltung berechtigte Team. Leserechte umfassen Statistiken und den CSV-/Excel-Export. Anmeldelinks und QR-Codes führen zur jeweiligen Veranstaltung; sie veröffentlichen keine Teilnehmerliste. Persönliche Bearbeitungslinks dürfen nur von den dazu berechtigten Personen genutzt werden.

E-Mail-Versand: Microsoft 365 / Exchange Online. Nachrichtenversand über Microsoft Graph; Verarbeitung gemäß der tatsächlichen Mandantenkonfiguration.. Berechtigte Personen konfigurieren den Versanddienst in MAP. Bei Microsoft-365-Versand werden Nachrichten über Microsoft Graph an Exchange Online übermittelt; ein ausschließlich deutscher Verarbeitungsstandort wird damit nicht zugesichert. Empfänger-Mailanbieter verarbeiten die für die Zustellung notwendigen Daten.

Logo, Schriftgestaltung und QR-Codes werden lokal bereitgestellt. Es werden keine externen Bild-, Analyse- oder QR-Code-Dienste eingebunden. Externe Links werden erst beim Anklicken aufgerufen.

5. Wie lange bleiben die Daten gespeichert?

Die veranstaltungsbezogenen Daten bleiben in der aktiven Plattform gespeichert, bis die Veranstaltung durch die verantwortlichen Leitenden bzw. eine berechtigte verwaltende Person gelöscht wird. Es gibt keine automatische Löschung unmittelbar nach dem Veranstaltungsende. Auch stornierte oder wegen fehlender Bestätigung abgelaufene Anmeldungen bleiben bis zur Löschung gespeichert.

Beim Löschen der Veranstaltung werden ihre Anmeldungen, Antworten, Platz- und Wartelistenzuordnungen, individuellen Zugriffsrechte, zugeordneten E-Mail-Aufträge und Änderungsprotokolle entfernt. Eine ausschließlich für diese Veranstaltung verwendete Formularvorlage wird ebenfalls gelöscht. Gemeinsam genutzte Vorlagen, Stufen und Benutzerkonten bleiben für die anderen Veranstaltungen erhalten.

Dein Recht, eine frühere Löschung oder Einschränkung zu verlangen, bleibt bestehen. Die verantwortlichen Leitenden müssen die Erforderlichkeit der Aufbewahrung prüfen; die technische Löschmöglichkeit ersetzt diese Pflicht nicht. Es entstehen durch diese Plattform keine gesonderten Zahlungs- oder Abrechnungsunterlagen.

Bereits zugestellte E-Mails, heruntergeladene CSV-/Excel-Dateien, Testpostfächer und vor einer Löschung erstellte Sicherungen sind eigenständige Kopien. Die Löschfunktion der Plattform entfernt diese Kopien nicht automatisch. Ihre Bereinigung liegt bei den dafür verantwortlichen Personen; die Anwendung definiert hierfür keine pauschale automatische Frist. Daten aus Sicherungen dürfen nicht ohne Berücksichtigung zwischenzeitlicher Löschungen wieder in den laufenden Betrieb übernommen werden.

Abgelaufene Verwaltungssitzungen und Missbrauchsbegrenzungen werden vom laufenden Hintergrunddienst bereinigt. Begrenzungsmerkmale werden regulär nach zwei Tagen entfernt. Passwort-Reset-Aufträge sind kontobezogen und unabhängig von Veranstaltungen. Benutzerkonten, Stufenzuordnungen und E-Mail-Einstellungen bleiben bestehen, solange sie für den Betrieb benötigt werden, und sind nicht an die Löschung einer einzelnen Veranstaltung gekoppelt.

6. Cookies und Sicherheit

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für Sitzungen und Formularsicherheit. Das Sitzungscookie gilt bei unveränderter Standardeinstellung bis zu 1 Tage, das CSRF-Sicherheitscookie bis zu 364 Tage. Cookies können im Browser gelöscht werden; dadurch kann eine erneute Anmeldung erforderlich werden. Es wird kein zustimmungspflichtiges Besuchsprofil erstellt.

Die Übertragung erfolgt bei der vorgesehenen HTTPS-Bereitstellung verschlüsselt. Teamkennwörter werden gehasht gespeichert. SMTP-Passwörter und Microsoft-Anwendungsgeheimnisse werden in der Datenbank verschlüsselt abgelegt. Kurzlebige Microsoft-Zugriffstoken werden nur im Arbeitsspeicher zwischengespeichert, nicht in der Datenbank gespeichert oder protokolliert. Persönliche Bearbeitungslinks sind signiert und zeitlich begrenzt; die Gültigkeitsdauer steht in der jeweiligen E-Mail. Der Schutz hängt auch davon ab, dass Konten und persönliche Links nicht an Unbefugte weitergegeben werden.

7. Deine Rechte

Nach Maßgabe des anwendbaren Datenschutzrechts kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und gegebenenfalls Datenübertragbarkeit verlangen. Du kannst eine Einwilligung widerrufen und einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Die Rechte stehen auch der teilnehmenden Person zu; Erziehungsberechtigte können sie im Rahmen ihrer Vertretungsbefugnis wahrnehmen. Ein Stornieren beendet die Teilnahme, löscht den Datensatz aber noch nicht automatisch.

Wende dich dafür an die verantwortliche Organisation oder die verantwortlichen Leitenden. Du hast außerdem das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsicht. Die konkret zuständige Stelle wird von der verantwortlichen Organisation unten angegeben.

Es findet kein Scoring oder Profiling statt. Plätze und Wartelistennachrücken werden nach den eingestellten Kontingenten und der zeitlichen Reihenfolge technisch zugeteilt. Bei Fragen oder abweichendem Unterstützungsbedarf kannst du dich an die verantwortlichen Leitenden wenden.